1. Für die Benutzung des Genossenschaftlichen Archivs ist die Verschwiegenheitspflicht von Kreditinstituten in Bezug auf ihre Geschäftsbeziehungen zu ihren Mitgliedern und Kunden zu beachten. Dieses bedeutet, dass das Bankgeheimnis höchste Priorität hat. Da in den aufbewahrten Bankunterlagen fast überall entsprechende schützenswerte Daten von Privatpersonen – auch von Verstorbenen – enthalten sind, können diese erst nach entsprechender Sichtung durch Mitarbeiter des Archives in Ausnahmefällen zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden. Ein Anspruch darauf besteht nicht. Die nachstehend genannten Ablauffristen für Personendaten gelten insoweit nicht für bankspezifische Unterlagen, da die Rechte der Erben oder Familien auf weitere Geheimhaltung Vorrang haben.
Die vorstehenden Vorschriften gelten auch für die Unterlagen aller anderen Genossenschaften, soweit dort personenbezogene und finanzielle Daten von Mitgliedern, Kunden und Mitarbeitern enthalten sind.
2. Archivgut wird nicht ausgeliehen.
3. Es können jedoch Ablichtungen angefertigt werden, soweit dies technisch und ohne Schaden für das Archivgut möglich ist.
4. Bücher und Druckschriften aus der Bibliothek des Archivs können in begründeten Ausnahmefällen für einen begrenzten Zeitraum ausgeliehen werden. In diesen Fällen ist eine Quittung mit Rückgabefrist zu unterzeichnen.
5. Das Archivgut darf nur in den Räumen des Archivs unter Aufsicht eines Archivmitarbeiters benutzt werden. Terminliche Abstimmung ist erforderlich und der zur Verfügung stehenden Zeit der Mitarbeiter anzupassen. Anspruch auf Einsicht besteht nicht. Seine innere Ordnung ist zu bewahren, es darf nicht beschädigt, verändert oder in seinem Erhaltungszustand gefährdet werden.
6. Akten sind erst dann zur Einsicht frei, wenn seit ihrem Abschluss mindestens 30 Jahre vergangen sind.
7. Personenbezogene Akten sind erst 10 Jahre nach dem Tode des Betroffenen zur Einsicht frei. Ist das Todesdatum nicht bekannt, so gelten 100 Jahre nach der Geburt als Sperrfrist. Sind weder Geburts- noch Todesdatum bekannt, so ist das Geburtsjahr zu schätzen. Die Vorschriften des Niedersächsischen Archivgesetzes vom 25. Mai 1993 (insbes. § 5, Abs. 2) werden hier als Standard angewendet.
8. Zum Zwecke der wissenschaftlichen Arbeit kann jede Sperrfrist verkürzt werden. Darüber entscheidet der Archivar. Die unter 1. genannten Beschränkungen wegen des Bankgeheimnisses können nicht verkürzt werden.
9. Personenbezogene Akten dürfen nur mit Zustimmung der Person bzw. der überlebenden Familienangehörigen vorzeitig zur Einsicht freigegeben werden. Der Benutzer muss in einer Zusatzerklärung durch seine Unterschrift unter diese Benutzungsordnung erklären, dass er die Persönlichkeitsrechte - auch der überlebenden Familienangehörigen - achten wird, für die Folgen des Missbrauchs einstehen und bei Verstößen die Träger des Archivs von jeder Haftung freistellen wird. Benutzer, die das 18. Lebensjahr nicht vollendet haben, sind zur Abgaben dieser Erklärung nicht berechtigt.
10. Die Sperrfristen der Absätze 6 und 7 gelten nicht für solche Schriftstücke, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
Beschluss vom 5. Februar 2015
Das Kuratorium der Stiftung Genossenschaftliches Archiv
[gez. Werner Albers]
(Vorsitzender)